Improvisar en la toma de decisiones y en el diseño de estrategias de negocio suele verse como una práctica negativa sobre todo en empresas tradicionales. Es común que en este tipo de compañías se dedique una enorme cantidad de tiempo y recursos a planear, aprobando decisiones sólo después de extenuantes procesos y siempre con un plan de acción elegantemente expuesto en un powerpoint en donde se hayan repasado meticulosamente todas las causas y consecuencias. En este tipo de cultura organizacional suele no moverse un dedo sin que existe un plan para cada cosa.
La obsesión por planear y modelar es típica de la cultura empresarial del siglo pasado cuando vivíamos en un mundo mucho más lineal, con disponibilidad de información limitada y con factores de decisión no tan interconectados como lo están ahora. En cambio, hoy en día bien podemos planear 100 escenarios posibles y nos terminaremos enfrentando en la realidad al 101. De la noche a la mañana el plan trazado literalmente ayer no puede cumplirse porque las variables que se consideraron ya han cambiado. La teoría administrativa que aprendimos en las escuelas hasta hace pocos años y la manera en que se conciben las decisiones en muchas empresas adictas a la planeación puede ocasionar incluso mucho desgaste y frustración pues simplemente muy pocas cosas terminan sucediendo conforme a lo planeado.
La palabra improvisar suele todavía ser sinónimo de poco profesionalismo. Se pensaría que la improvisación es algo que no puede esperarse de un director o de un ejecutivo. Sin embargo, cuando las condiciones cambian tanto se tienen dos opciones, o bien paralizarse y diseñar un nuevo plan detallado, cabildearlo, lograr las aprobaciones requeridas y esperar que, para cuando puedas ejecutarlo, las circunstancias sigan siendo parecidas o bien, echar mano del arte de la improvisación para no perder la oportunidad.
¿Cómo ejercer la improvisación tan requerida en el liderazgo de nuestros días sin ser un irresponsable? ¿Cómo saber cuándo conviene improvisar y cuándo no? Los estudios en toma de decisiones describen 3 formas válidas de improvisación dependiendo del grado de maestría que tengas en tu actividad.
La primera y más básica forma es conocida como improvisación imitativa. Si el contexto cambia puedes copiar las acciones emprendidas por los jugadores más experimentados. Esta es una improvisación conveniente cuando tienes poca experiencia en un rubro y difícilmente conviene asumir los altos costos de tomar una mala decisión siendo que no dominas una actividad. Si el contexto cambia y encima no tienes experiencia en la situación será válido improvisar imitando las reacciones de expertos o líderes en el campo. Esta forma de imitación es un reconocimiento de nuestras propias limitaciones y nos permite decidir con mucha más agilidad que tratar de resolver el problema desde cero. En otras palabras, no inventes el agua tibia e improvisa haciendo lo que un experto ya hizo.
En segundo lugar, tenemos la improvisación iterativa o incremental descrita mucho más en la administración pública pero muy aplicable en la empresa privada. En este caso la persona no se concentra en las causas ni en una modelación profunda o racional de las cosas, sino que simplemente busca “salir del paso, del lío” (Muddling through, Lindblom 1959). Aquí se privilegia lo “ya caminado” e incluso ante cambios en el contexto se propone no destruir lo creado sino hacer correcciones incrementales que no requieren grandes análisis ni argumentaciones. Este enfoque es particularmente adecuado en momentos en que las consecuencias de una decisión no son para nada claras y en donde se busca cuidar las cosas que tardan mucho en levantarse pero nada en destruirse, por lo que equivocarse puede salir muy caro a todos. No necesitas modelar a profundidad pues tu decisión será gradual y siempre podrás ajustar tu improvisación en la marcha en la medida que los cambios se susciten.
Finalmente, tenemos a la improvisación generativa que es la más avanzada pues consiste en probar cosas nuevas de forma proactiva en un intento de anticipar lo que podría suceder (en lugar de sólo reaccionar ante los cambios). Al ser fundamentalmente especulativa este tipo de improvisación es intrínsecamente la más arriesgada, pero también suele ser la más eficaz para desarrollar ideas verdaderamente únicas e innovadoras. Este tipo de improvisación requiere de tanta práctica como la que un jazzista puede requerir para dominar el arte de improvisar en el escenario. También requiere confianza en el tomador de la decisión, necesaria para que varios persigan una idea que al ser innovadora sus fundamentos no suelen estar claros al principio.
En un mundo donde la única constante es el cambio se vuelve clave desarrollar nuestras habilidades de improvisación. En efecto, las organizaciones requieren de miembros con capacidad de planear hacia futuro, pero siempre con la suficiente flexibilidad para aceptar y aprovechar cambios continuos a través de la improvisación, este es un balance que se entrena y perfecciona como cualquier arte.